伝える文を書く上で気をつけていること2（内容）
概要
相生葵の Advent Calendar 2020 2日目の記事です。
このページでは私が人に伝える文を書く上で意識していることを書きます。
文を書くときに考えていること
- 自分は何を伝えたいのか
- 相手の状況はどうか
- 最も伝わる方法は何か
- 曖昧な点をそのままにしていないか
①自分は何を伝えたいのか
1番初めに出てくることはこの項目です。
相手に対して自分が何を望んでいるのかを考えます。
例えば、以下のようなことが考えられます。
- 質問がしたい
- 確認をしてほしい
- 報告を見ておいて欲しい
ここを明確にしておくと伝えたいことの軸ができるので、相手に伝わりやすくなると思っています。
②相手の状況を考える
相手に伝えるための文なので、この項目が何を書くかを考える上で一番大きいです。
相手のことを考えると、色々なことを考えて文を書くことになります。
- なるべく相手に負担をかけないようにするにはどうしたらいいか
- 相手は何を知っていて、何を知らないのか
- どのような書き方が一番相手に伝わるのか
③最も伝わる方法はなにか
文以外にも伝えるための方法は複数あります。
- 画像
- 映像
- 表
など
視覚的なものを文に添えるだけで分かりやすさが格段に上がります。
④曖昧な点をそのままにしていないか
分からないことを分からないままにして文を構成すると、はっきりとした書き方ができなくなります。
そのため、曖昧な点を見つけたら相手に文を送る前に解決しておきます。
最後に
自分が文を書くときは、以下のようになることが多いです。
- ①をまず考える
- ②を考えながら一度文を書く（同時にできなさそうなら、相手の状況を書き出して整理してから文を構成する）
- 文を見直してぼやかして書いている部分がないか確認する
→あれば、曖昧な部分なので解決しておく（④） - 文を見直して、文以外の方法で伝えた方がいいものはないか確認する
→あれば、文を消して別の方法を添付する（③）
